Avec la dématérialisation des fiches de salaire, de nombreux employeurs commettent cette erreur très risquée…
Depuis 2017, la dématérialisation des fiches de salaire s’est largement démocratisée dans les entreprises françaises. Cette pratique présente de nombreux avantages, tant pour les employeurs que pour les salariés, en termes de praticité et d’économies (pas de mise sous enveloppe, pas de frais de port et pas de papier). Elle pose cependant problème dans certains cas, notamment lorsque les règles relatives à la protection des données personnelles ne sont pas respectées.
En effet, la loi autorise depuis plusieurs années maintenant la dématérialisation des fiches de paie. L’article L3243-2 du Code du travail prévoit que « sauf opposition du salarié, l’employeur peut présenter la fiche de paie sous forme électronique, dans des conditions susceptibles de garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ». Autrement dit, l’accord du salarié n’est plus nécessaire, sauf opposition expresse de celui-ci. L’employeur doit toutefois s’assurer que le système mis en place garantit la sécurité et la confidentialité des données.
C’est là qu’intervient le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce texte européen, entré en vigueur en mai 2018, vise à renforcer la protection des données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Elle s’applique à toutes les entreprises qui collectent, traitent et stockent des données personnelles, y compris dans le cadre de la gestion de la paie. Le RGPD impose un certain nombre d’obligations aux employeurs, comme sécuriser leurs données, limiter la durée de conservation, etc.
![](https://img-0.journaldunet.com/XG90nZewRFxWhK05hz5l1eupDDk=/1080x/smart/33e35b315d514e40924238bd2b9d7cce/ccmcms-jdn/39504056.jpg)
Parmi les règles à respecter, il y a notamment l’interdiction d’envoyer des fiches de paie par email. En effet, la messagerie électronique, même professionnelle, n’est pas considérée comme un moyen de communication suffisamment sécurisé pour transmettre des données aussi sensibles qu’une fiche de paie. Celui-ci contient en effet de nombreuses informations personnelles (nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, rémunération…) dont la divulgation pourrait nuire à la vie privée du salarié. Un simple envoi au mauvais destinataire ou un piratage d’une boîte email peut suffire à exposer ces données.
Par ailleurs, les employeurs qui envoient des fiches de salaire par email s’exposent à des sanctions de la part de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). En principe, la CNIL demandera d’abord la mise en conformité avant de les sanctionner, mais en l’absence de mesures correctrices prises, elle pourra user de son pouvoir de sanction. Pour les cas les plus graves comme le détournement illicite de données, elle peut prononcer une amende pouvant aller jusqu’à 300 000 euros et 5 ans d’emprisonnement.
Avec la dématérialisation des fiches de salaire, de nombreux employeurs commettent cette erreur très risquée…
Depuis 2017, la dématérialisation des fiches de salaire s’est largement démocratisée dans les entreprises françaises. Cette pratique présente de nombreux avantages, tant pour les employeurs que pour les salariés, en termes de praticité et d’économies (pas de mise sous enveloppe, pas de frais de port et pas de papier). Elle pose cependant problème dans certains cas, notamment lorsque les règles relatives à la protection des données personnelles ne sont pas respectées.
En effet, la loi autorise depuis plusieurs années maintenant la dématérialisation des fiches de paie. L’article L3243-2 du Code du travail prévoit que « sauf opposition du salarié, l’employeur peut présenter la fiche de paie sous forme électronique, dans des conditions susceptibles de garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ». Autrement dit, l’accord du salarié n’est plus nécessaire, sauf opposition expresse de celui-ci. L’employeur doit toutefois s’assurer que le système mis en place garantit la sécurité et la confidentialité des données.
C’est là qu’intervient le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce texte européen, entré en vigueur en mai 2018, vise à renforcer la protection des données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Elle s’applique à toutes les entreprises qui collectent, traitent et stockent des données personnelles, y compris dans le cadre de la gestion de la paie. Le RGPD impose un certain nombre d’obligations aux employeurs, comme sécuriser leurs données, limiter la durée de conservation, etc.
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Parmi les règles à respecter, il y a notamment l’interdiction d’envoyer des fiches de paie par email. En effet, la messagerie électronique, même professionnelle, n’est pas considérée comme un moyen de communication suffisamment sécurisé pour transmettre des données aussi sensibles qu’une fiche de paie. Celui-ci contient en effet de nombreuses informations personnelles (nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, rémunération…) dont la divulgation pourrait nuire à la vie privée du salarié. Un simple envoi au mauvais destinataire ou un piratage d’une boîte email peut suffire à exposer ces données.
Par ailleurs, les employeurs qui envoient des fiches de salaire par email s’exposent à des sanctions de la part de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). En principe, la CNIL demandera d’abord la mise en conformité avant de les sanctionner, mais en l’absence de mesures correctrices prises, elle pourra user de son pouvoir de sanction. Pour les cas les plus graves comme le détournement illicite de données, elle peut prononcer une amende pouvant aller jusqu’à 300 000 euros et 5 ans d’emprisonnement.